Inkasso-Compliance ist heute mehr als eine rechtliche Notwendigkeit – sie ist ein strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen, die Forderungsmanagement als Teil eines modernen, kundenzentrierten Finanzprozesses begreifen. Gerade in Zeiten automatisierter Prozesse, KI-gestützter Kommunikation und steigender Verbraucheransprüche werden regulatorische Anforderungen immer komplexer, weshalb die sorgsame Umsetzung und das Monitoring regulatorischer Anforderungen immer mehr im Fokus steht und auch ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten im Inkasso von entscheidender Bedeutung ist.
Wer mit einem Inkassodienstleister zusammenarbeitet, muss unter anderem sicherstellen, dass dieser nicht nur datenschutzrechtlich konform agiert, sondern auch auf technischer, organisatorischer und ethischer Ebene höchsten Ansprüchen genügt – unabhängig vom nationalen Markt, auf dem er tätig ist. In vielen Ländern gelten Anforderungen aus bzw. auf Basis der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO”) oder solche aus vergleichbaren nationalen Datenschutzgesetzen.
In diesem Beitrag zeigen wir, worauf es bei Compliance im Kontext des Umgangs mit Daten im Inkasso ankommt – und welche Rolle Zertifizierungen wie ISO 27001 oder neue Regulierungen wie die europäische KI-Verordnung dabei spielen.
Datenschutz im Inkasso: DSGVO bleibt Maßstab
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bildet weiterhin die Basis für den datenschutzkonformen Umgang mit Verbraucherdaten. Inkassodienstleister agieren hierbei grundsätzlich als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 DSGVO – mit allen daraus resultierenden Pflichten: von der Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach dem jeweils aktuellen Stand der Technik, die Schaffung und Pflege der datenschutzrechtlichen Grundlagen, wie den Verzeichnissen von Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen bis hin zur Beantwortung jeder einzelnen Anfrage, die aus den Betroffenenrechten resultieren, z.B. der Erteilung von Auskünften über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der jeweiligen Person.
Inkassobüros müssen dabei unter anderem beachten:
- Stete Transparenz über Datenverwendung und -flüsse
- Pflege und Weiterentwicklung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs)
- Verständliche Erklärung der Datenverarbeitungen im Forderungsmanagement für Verbraucher*innen
- Gründliche und regelmäßige Schulungen aller Mitarbeitenden – individuell auf die Fachbereiche zugeschnitten
Ein rechtssicheres Inkassobüro klärt betroffene Personen dabei stets transparent auf – über Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Aufbewahrungsdauer und Betroffenen-, wie z.B. Widerspruchsrechte.
Datenschutz als strategischer Wettbewerbsvorteil bei PAIR Finance
PAIR Finance ist den Compliance-Vorgaben einen entscheidenden Schritt voraus. Sie werden nicht nur als verpflichtend angesehen, sondern sind ein zentraler Baustein des Geschäftsmodells: Inkassodienstleister, die beim Datenschutz immer auf dem neuesten Stand und der Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen sogar voraus sind, werden in der Regel seltener mit Kundenbeschwerden und Klagen konfrontiert.
Die Gewährleistung der Richtlinien bildet die Grundlage, um ein konsistentes, sicheres und positives Inkassoerlebnis zu schaffen. Digitale Inkassostrategien helfen dabei, die Einhaltung der Regularien zu gewährleisten und Schwachstellen in der Forderungskommunikation zu minimieren.
DSGVO-konforme Datenschutz-Compliance werden bei PAIR Finance durch ein mehrstufiges System aus rechtlichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen gewährleistet:
Klare Rechtsgrundlagen & Transparenz
Jede Datenverarbeitung ist an konkrete Zwecke gebunden. PAIR Finance unterscheidet sorgfältig zwischen verschiedenen Verarbeitungszwecken, etwa Forderungsmanagement gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO oder Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für internationale Aktivitäten, beispielsweise in der Schweiz, werden die Vorgaben des Schweizer DSG (Art. 31) beachtet, wobei Daten nur bei Einwilligung, Vertragserfüllung oder überwiegendem privaten Interesse verarbeitet werden.
Technische Sicherheitsmaßnahmen als Grundlage
Die Technologieplattform von PAIR Finance setzt auf Pseudonymisierung & Aggregation: Personenbezogene Daten werden für Analysen anonymisiert, um Rückschlüsse auf Einzelpersonen zu verhindern. Bei der Zahlungsdaten-Sicherheit werden ausschließlich geprüfte Payment-Dienstleister (z.B. Apple Pay, Sofortüberweisung) mit End-to-End-Verschlüsselung integriert.
Organisatorische Strukturen für lückenlose Compliance
Ein Datenschutzbeauftragter (kontaktierbar unter datenschutz@pairfinance.de) überwacht bei PAIR Finance die Einhaltung der Vorgaben. Compliance-Manager*innen bearbeiten datenschutzrelevante Beschwerden systematisch, inklusive Fristenkontrolle und Stellungnahmen. Diese klaren Zuständigkeiten stellen sicher, dass Datenschutz in der gesamten Organisation gelebt wird.
Betroffenenrechte & Kontrolle für Verbraucher*innen
PAIR Finance ermöglicht Verbraucher*innen, ihre gespeicherten Daten einzusehen, zu berichtigen oder löschen zu lassen – sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Verarbeitung technischer Nutzungsdaten basiert auf widerrufbarer Einwilligung, womit Verbraucher*innen maximale Kontrolle über ihre Daten erhalten.
Externe Audits & Schulungen für kontinuierliche Verbesserung
Die Mitarbeiter*innen von PAIR Finance werden regelmäßig zu DSGVO-Anforderungen und datenschutzfreundlichen Prozessen geschult. Jede Datenverarbeitung wird protokolliert, um bei Anfragen der Aufsichtsbehörden Nachweise liefern zu können.
Ein konkretes Beispiel: Bei der KI-gestützten Inkasso-Kommunikation werden nur aggregierte Daten analysiert, um individuelle Ansprachen ohne Persönlichkeitsprofilierung zu ermöglichen. Durch diese Kombination aus Transparenz, Technologie und Prozesskontrolle setzt PAIR Finance Datenschutz nicht nur als Pflicht, sondern als Wettbewerbsvorteil um – mit messbar geringeren Beschwerderaten und höherer Kundenzufriedenheit.
Was ein DSGVO-konformes Inkassounternehmen auszeichnet
Ein professionelles Inkassobüro erkennt man an einem ganzheitlichen Datenschutzkonzept – bestehend aus rechtlichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen. Dazu gehören:
- Dokumentierte Verarbeitungszwecke & Rechtsgrundlagen
- Transparente Informationspflichten für Verbraucher*innen
- Sichere Datenübertragung & Zugriffskontrollen
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
- Interne Datenschutzbeauftragte und regelmäßige Audits
- Klare Prozesse zur Wahrung von Betroffenenrechten
- Schulungen für Mitarbeitende & technische Protokollierung
- Löschkonzepte gemäß Aufbewahrungsfristen
KI-gestützte Compliance: Was die KI-Verordnung für Inkassodienstleister bedeutet
Immer mehr Inkassoprozesse werden automatisiert – von der Auswahl des Kommunikationskanals bis hin zur Risikoeinschätzung auf Basis von Zahlungs- oder Verhaltensdaten. Doch der Einsatz von KI im sensiblen Inkassokontext ist nicht unreguliert.
Mit dem neuen EU AI Act (KI-Verordnung), der 2024 beschlossen wurde und stufenweise Wirkung entfaltet, wird die Entwicklung bzw. der Einsatz von Künstlicher Intelligenz nach Risikokategorien eingestuft. Unabhängig vom konkreten Risiko gehören Mitarbeitenden-Schulungen (“AI Literacy”) und Transparenz beim Einsatz von KI im direkten Kundenservice dazu.
KI-gestützte Prozesse mit hohem Risiko unterliegen strengen Anforderungen:
- Risikobewertung und Dokumentationspflicht
- Transparenzpflichten gegenüber betroffenen Personen
- KI-Governance und menschliche Kontrollmechanismen
- Nachweis von Fairness und Nicht-Diskriminierung
KI-gestützte Compliance im Inkassowesen bedeutet daher: Unternehmen müssen genau prüfen, welche Daten sie verarbeiten, wie Entscheidungen zustande kommen – und ob sie ethisch vertretbar sind. Für die AI Governance gibt es keine One Size Fits All-Lösung durch Templates, sondern sie erfordert eine genaue Auseinandersetzung mit den unternehmenseigenen Prozessen und Datenflüssen.
Sabrina Ermshaus, Data Privacy & AI Governance bei PAIR Finance, gibt mit Bezug zur KI-Verordnung zu bedenken: “Die datenschutzrechtlichen Vorgaben können in der jetzigen Zeit nicht mehr allein im Fokus eines modernen Unternehmens stehen. Sie sind unumgänglich und müssen weiter zum Standard-Repertoire gehören und entsprechend umgesetzt sein. Wichtig ist aber, dass on top nun noch die Vorgaben der KI-Verordnung zu berücksichtigen sind, auch wenn diese den Umgang mit personenbezogenen Daten nicht im Fokus hat. Beide Regularien müssen dennoch im Kontext behandelt, verstanden und implementiert werden, wenn man im KI-Zeitalter Maßstäbe setzen und mit anderen führenden FinTechs mithalten will. Ich bin daher froh, dass PAIR Finance bereits frühzeitig im Sommer 2023 mit den ersten dahingehenden Projektumsetzungen gestartet ist und wir uns seitdem rasant fortentwickeln.”
ISO 27001: Ein Muss für rechtssicheres Inkasso
Ein zentraler Baustein für den Datenschutz im Inkasso ist die ISO 27001-Zertifizierung. Sie belegt, dass ein Dienstleister über ein systematisches, dokumentiertes Managementsystem für Informationssicherheit (ISMS) verfügt – ein klarer Nachweis, dass sensible Verbraucherdaten professionell geschützt sind.
Ein ISO 27001-zertifiziertes Inkassounternehmen verfügt unter anderem:
- dokumentierte Risikoanalysen, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren
- Technische & organisatorische Maßnahmen (TOMs) etabliert und in der Weiterentwicklung – von Zugangskontrollen bis zur Datenverschlüsselung
- ein etabliertes Schulungssystem für Mitarbeitende, um Datenschutz und Sicherheit in der täglichen Praxis zu verankern
- Notfall- und Wiederherstellungspläne für Datenverlustszenarien definiert
Gerade für Unternehmen, die Kundendaten an Dritte übergeben, ist eine solche Zertifizierung ein entscheidender Prüfstein. Sie senkt das Haftungsrisiko und schützt die eigene Marke vor Reputationsschäden.
Genereller Umgang mit Compliance-Vorgaben im Inkasso
Nicht nur Datenschutz und KI-Einsatz stehen im Blick regulatorischer Bemühungen und von Inhouse-Compliance-Abteilungen zwecks Umsetzung. Je größer das Unternehmen ist bzw. die Unternehmensgruppe und je internationaler diese aufgestellt ist, desto mehr Rechtliche Vorgaben gilt es zu berücksichtigen.
Obwohl die EU in manchen Bereichen einheitliche Regeln geschaffen hat, gibt es auf nationaler Ebene immer noch viele Unterschiede, was ein einheitliches Handeln erschwert. Deshalb sollten Gemeinsamkeiten unter den nationalen Vorschriften – zum Beispiel im Berufsrecht, Verbraucherschutz oder bei Branchenstandards mit ethischen Aspekten – erkannt und einheitlich umgesetzt werden. Bei Bedarf sollten besondere Regelungen mit externer Hilfe geprüft und begleitet im Unternehmen umgesetzt werden.
“PAIR Finance hat hier ein System geschaffen, mit dem durch die interdisziplinäre Kollaboration in schneller Zeit höchste Compliance-Standards durch die umgesetzten Projekte erfüllt werden. Wir halten uns dabei an unsere Prozesse und unsere Key Factors, die uns erfolgreich regulatorische Hürden meistern lassen” so Daniela Gaub, Group General Counsel von PAIR Finance.
Key Factors können unter anderem die folgenden sein:
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- Know your business: Nur wenn das Geschäftsmodell verstanden ist und man die Prozesse kennt, kann überhaupt geprüft werden, welche Gesetze Anwendung finden und was per Anweisung/Policy geregelt werden sollte. So werden unter anderem alle PAIR Finance Mitarbeiter*innen regelmäßig geschult, um alle notwendigen Kenntnisse über PAIR Finance und die für uns relevanten Anforderungen sicherzustellen.
| 👍 Do’s | 👎 Don’ts |
| Vernetzung mit Kolleg*innen | Silodenken („ich bin nur für Bereich XY zuständig“) |
| Regelmäßiger interdisziplinärer Austausch | |
| Fragen stellen |
- Stakeholder, Risiken und Ressourcen kennen:
Intern:
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- Wissen und Kompetenzen werden durch Fortbildungen oder gezielte Neueinstellungen aufgebaut, um die Einhaltung von Compliance-Vorgaben in allen relevanten Bereichen des Unternehmens sowie in allen Ländern, in denen das Unternehmen aktiv ist, sicherzustellen
- Relevante Gesetze und Vorgaben werden in der Tiefe analysiert, um eine Impact Analyse durchzuführen. Hierzu werden ausdrückliche Ressourcen eingeplant (sowohl auf Personalebene, und durch das zurVerfügungstellung von entsprechenden Tools).
- Klare Kompetenzen im Unternehmen: Es wird transparent vermittelt, wer im Unternehmen für einzelne Fachbereiche und operative Prozesse zuständig ist und somit die Grundlage für die entsprechenden Recherchen setzen kann („Input für Legal & Compliance“)
- Klarheit darüber, wer bei der Umsetzung von Gesetzesvorgaben oder bei der Einführung von Verfahrensanweisungen und Policies im Unternehmen zuständig ist. Auch hinsichtlich der Erstellung der Ergebnisse/Implementierungen und der Ergebnispräsentation werden entsprechende Zuständigkeiten intern transparent vermittelt („Output von Legal & Compliance“)
- Zeit- und Erwartungsmanagement – zeitliche Puffer und realistische Bearbeitungszeiträume sind ein Muss
- Planung und Klärung von Budgets
Extern:
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- Transparente Vermittlung der externen Wissensquellen und entsprechende Kontaktstellen wenn weitere Informationen erforderlich sind (z.B. via Verbände, fachbezogene Austausch Runden, Veranstaltungen + LinkedIn)
- Klarheit darüber, wer im Ernstfall (z.B. bei großen Risiken) extern unterstützen kann – gerade auch im Hinblick auf mögliche Haftung
👍 Do’s 👎 Don’ts Vorab Budget klären – vermeidet Kostendiskussionen und finanziele Überraschungen Alles auf ein Thema setzen und keine Puffer einplanen (Überraschungen kommen immer) Eine Plan-B-Ressource mitdenken Legal-/Compliance-Abteilung erstellt Vorgaben alleine, ohne die Einbeziehung von Kolleg*innen und weiterer Recherche Externen Beratungen aufsetzen Networking! -
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Fehlerkultur und Incident Management
Kein Prozess ist zu 100% fehlerfrei und wo Menschen (oder manchmal auch Technik) arbeiten, passieren auch Fehler. Natürlich ist stets angestrebt, dass dies nicht der Fall ist.
Wichtig ist, mit Fehlern gut umzugehen. Sorgfältig und compliant agiert ein Unternehmen aber nur, wenn es ein vernünftiges Incident-Management-System aufgebaut hat und dieses pflegt.
Sollten Verdachtsfälle bekannt werden, die auf eine Non-Compliance hinweisen, muss es Priorität für jeden Mitarbeitenden sein, dies an die zuständige Abteilung zu melden. Dort wird der Fall geprüft werden und falls nötig, weitere Schritte eingeleitet:,
- Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten
- technische und/oder organisatorische Maßnahmen
- Nachschulungen
Aufgrund des hohen Fokus auf den Datenschutz liegt hier wiederum bei PAIR Finance ein besonderes Augenmerk.
Fazit: Compliance ist kein Hindernis, sondern ein Hebel
Wer Compliance, Datenschutz – und -sicherheit sowie Technologie zusammen denkt, hat die besten Chancen auf:
- Geringere rechtliche, technische wie finanzielle Risiken
- Weiteres Wachstum durch eine stabile Basis
- Höhere Effizienz durch automatisierte, regelkonforme Prozesse
- Mehr Vertrauen bei Verbraucher*innen und Partnern
- Sichere (KI-)Systeme
Compliance im Inkasso ist daher mehr als eine juristische Notwendigkeit – es ist ein Zeichen von Verantwortung, Fairness und unternehmerischer Reife und stellt einen strategischen Schlüssel dar – für nachhaltiges Wachstum, starke Marken und zufriedene Verbraucher*innen.
